De kantoorgrenzen zijn volledig vervaagd. We werken meer thuis, meer onderweg en meer samen in steeds slimmere omgevingen en ruimtes. Het is de normaalste zaak geworden om zowel met collega’s als externe partners en klanten in een videovergadering te gaan. In onze voorgaande blogs hebben we al verteld dat Teams als onderdeel van de moderne werkplek zoveel meer biedt dan enkel chatten of (video)vergaderen. In dit artikel focussen we op de vele mogelijkheden van Microsoft Teams als volwaardige telefooncentrale binnen je organisatie.

Plaatsonafhankelijk gebruikmaken van Microsoft Teams

Zoals je misschien al weet wordt Skype for Business vervangen door Microsoft Teams als communicatieplatform. De veelzijdigheid van Teams doet Skype for Business al gauw vergeten. Waar Skype for Business eerst nog alleen een ‘on-premise’ oplossing was, is Microsoft Teams volledig vanuit de cloud beschikbaar. Dus niet alleen op je laptop, tablet of mobiel, maar ook vanuit huis, onderweg en op kantoor.

1. Twee methodes om telefonie in Teams mogelijk te maken

Optie 1: CALLING PLANS
Met “Calling Plans” laat je alles over aan Microsoft. Je geeft Microsoft de machtigingen over bestaande telefoonnummers of je krijgt nieuwe telefoonnummers. Iedere gebruiker die wil bellen of gebeld worden, betaalt een vast bedrag per maand.
Optie 2: DIRECT ROUTING
Hier maak je gebruik van de klassieke telefonieprovider die de lijnen beheert.
De bellers verbinden ongeacht netwerk, apparaat of locatie met Teams in de Cloud. Teams maakt vervolgens de link met Direct Routing naar jouw device.
Het voordeel hiervan is dat je niets meer lokaal hoeft te installeren en er geen extra lijnen of gateways nodig zijn. De provider voorziet in al het nodige.

2. De Call-flow mogelijkheden

Teams beschikt over flows met een meerkeuzemenu, een routering naar groepsgesprekken of cascade-opties, waarbij de lijn tegelijkertijd wordt doorgezet naar andere toestellen.
Dit biedt dan de volgende mogelijkheden:
• Configuraties binnen kantooruren en specifieke berichten of doorschakelingen buiten kantooruren;
• Zelf ingesproken welkomstberichten;
• Call queues waarbij een groep van medewerkers, bijvoorbeeld ‘de administratie’, in een bepaalde volgorde gebeld wordt.

3. Voicemail

Als een medewerker (direct) wordt gebeld, kun je in Teams het gesprek automatisch of handmatig doorschakelen naar een gepersonaliseerd voicemailbericht. Voicemailberichten beluister je dan vanuit Teams, maar kunnen ook als audiobestand naar het e-mailadres van de medewerker worden verstuurd. Dit biedt flexibiliteit om bijvoorbeeld een gedeelte van het bericht opnieuw te beluisteren of het bericht door te sturen naar een collega. Bovendien wordt het ingesproken bericht ook nog eens weergegeven als tekst.

4. Wachtrijen

Om een welkomsttekst af te spelen wanneer er een oproep binnenkomt zet je een ‘Call Queue’ binnen Teams in. Oproepen kunnen hiermee automatisch in de wachtstand geplaatst worden of er kan gezocht worden naar de volgende beschikbare medewerker voor het afhandelen van de oproep. En als al je lijnen bezet zijn, komt de beller in een wachtrij terecht. Dit is een stuk prettiger dan dat de beller moet ophangen en het later nog een keer moet proberen.

5. Keuzemenu’s

Tot slot is er ook nog de mogelijkheid om een keuzemenu in te stellen in Teams. De beller kan hiermee aangeven waarvoor hij of zij belt. Op deze manier wordt de beller wordt dan direct doorverbonden naar de juiste persoon of afdeling. Je hoeft dan niet oneindig door te schakelen.

Webinar: Veilig werken en bellen met Microsoft Teams

Veel organisaties gebruiken Skype voor Bedrijven, maar daar gaat de stekker in de loop van dit jaar uit. Dus waarom niet nu al voorsorteren op wat komen gaat en alles vanuit één applicatie beheren? Kom meer te weten over bellen met Microsoft Teams en meld je aan voor dit webinar.

Jeroen Stet

Accountmanager

Teams zit standaard in alle Microsoft 365 bundels, maar kan qua functies per bundel verschillen. Ik spreek graag een keer af voor een persoonlijk advies gericht op jouw organisatie.