Nu veel organisaties de nodige stappen zetten binnen hun digitale transformatie en onze samenleving steeds verder digitaliseert, kiezen ook steeds meer organisaties voor Microsoft Teams. Logisch, want Microsoft Teams maakt het delen, veilig samenwerken en vergaderen erg makkelijk. Dat komt onder andere door de uitgebreide mogelijkheden binnen Microsoft Teams om eenvoudig gesprekken te starten en doordat je documenten makkelijk en snel kunt opslaan én ook weer eenvoudig kunt terugvinden. Maar ook het samenwerken met externen wint aan populariteit. Maar hoe zorg je nu voor een veilige samenwerking met externen in Microsoft Teams?

Welke informatie deel je met externen binnen Microsoft Teams?

Bedenk goed met welk doel je Teams op dit moment gebruikt en wil gaan gebruiken. Wil je Teams enkel gebruiken voor vergaderen en chatten? Of ga je meerdere functionaliteiten van Teams gebruiken? Denk hierbij aan het samenwerken in bestanden en het uitnodigen van externe gastgebruikers. Wijs personen aan die binnen jouw organisatie rechten krijgen om externe gasten uit te nodigen voor Teams en die nieuwe teams mogen aanmaken. Om het overzicht te bewaren kun je er ook voor kiezen om onderscheid te maken in het type teams. Bijvoorbeeld: welk team staat open voor samenwerken met externen? Is daar dan een standaard naamgeving voor afgesproken? Dit zijn belangrijke onderwerpen die je niet mag vergeten bij het uitrollen van Teams. Zo houd je namelijk het overzicht en weet je in welke teams externen toegang hebben tot eventuele privacygevoelige documenten.

Samenwerken met externen vraagt wel om zorgvuldigheid. Zorg dat men intern op de hoogte is van externe deelnemers in een Team.

Breng de gebruikers in kaart

Breng goed in kaart welke samenwerkingsverbanden, dus teams, er binnen de organisatie aanwezig zijn. Wie werken er aan hetzelfde project? Bestaan deze teams enkel uit mensen binnen je organisatie of wordt er ook samengewerkt met mensen buiten je organisatie?
Het is namelijk mogelijk om gasten toe te voegen aan Teams. Maar samenwerken met externen vraagt wel om zorgvuldigheid. Zorg dat men intern op de hoogte is van externe deelnemers in een Team. Dit om de veiligheid van documenten te bewaken, en te voorkomen dat externen gemakkelijk bij interne documenten kunnen komen.

En wat als het misgaat?

Wellicht denk je dat de impact klein is wanneer iemand een account binnen Teams heeft weten binnen te dringen. Realiseer je dat de hacker hiermee wel toegang kan hebben tot bijvoorbeeld alle e-mailadressen binnen jouw organisatie en zo gerichte aanvallen kan doen. Iedereen weet onderhand wel dat je met deze e-mailadressen gerichte phishing aanvallen kunt opzetten. Trek dan ook onmiddellijk aan de bel als je het vermoeden hebt dat een kwaadwillende toegang had tot jouw Teams-omgeving.

Een veilige Microsoft Teams omgeving

Wil je meer weten over een moderne werkplek en veilig werken in Teams? Op 30 maart organiseren wij een online webinar over “Veilig werken en bellen met Teams“. Meld je nu aan en zet ‘m alvast in je agenda.

Jeroen Stet

Accountmanager

Voorkomen is beter dan genezen. Neem contact op en wij helpen je met een goede basis om Microsoft Teams op te zetten, zodat je er zeker van bent dat jouw documenten goed beveiligd zijn.