Meer inzicht in projecten met SharePoint Online

MVRO is een projectbureau voor retailbouwmanagement in binnen- en buitenland. Zij helpen grote ketens in food en non-food van A tot Z bij het vakkundig verbouwen van hun winkelomgeving. Daar komt een knap staaltje projectmanagement bij kijken en daar draaien ze bij MVRO hun hand niet voor om. Toen bij een grote opdrachtgever een fiks aantal vestigingen vernieuwd moesten worden, ging hun service verder dan gebruikelijk. Niet alleen begeleidden ze de verbouwingen, ze hielpen de retailer ook met het inrichten van een sterk verbeterd projectmanagementsysteem. Dirk-Jan Bark, verantwoordelijke projectleider bij MVRO, deelt zijn ervaring.

Overzichtelijk projecten managen

Iets meer dan een jaar geleden maakten we bij MVRO de overstap naar Herke ICT Group en daar zijn we heel tevreden over. Zij hebben onder meer een SharePoint-omgeving voor ons opgezet en uitgerold, waarin we onze projecten eenvoudig en overzichtelijk kunnen managen. Toen ik bij deze nieuwe opdrachtgever demonstreerde hoe wij zelf werken, waren ze daar zo enthousiast over dat zij ons vroegen ook voor hen een dergelijke omgeving neer te zetten.

De uitdaging

Deze keten werkt met veel externe projectleiders. Dit was dan ook de grootste uitdaging. Niet alleen wij leverden een aantal projectleiders om de verbouwingen te begeleiden, maar ook zij zelf huurden een aantal projectleiders in. Dat zijn externe mensen die logischerwijs niet op het netwerk van de opdrachtgever mogen. Hierdoor ontstond een situatie waarbij elke projectleider een eigen Dropbox-omgeving aanmaakte waarvoor ze elkaar uitnodigden. Hierin deelden ze tekeningen en documenten. Dit bracht de nodige problemen met zich mee. Zo was versiebeheer niet mogelijk. Ook was het lastig om bijvoorbeeld de projectplanning of het aantal projectleiders inzichtelijk te maken. En als een projectleider wegging en zijn Dropbox-omgeving afsloot, dan was alle documentatie verdwenen. Dat moest anders. Ik heb de situatie uitgelegd aan Toine Lambalk (SharePoint consultant bij Herke ICT Group), en samen zijn we de uitdaging aangegaan.

Een gouden combinatie

Ik heb maar weinig kennis van ICT, maar Toine weet altijd dingen uit te leggen in jip-en-janneketaal. Met mijn kennis van projectmanagement en zijn kennis van ICT zijn we samen bij de opdrachtgever op bezoek geweest voor overleg. Er is toen besloten een nieuwe externe omgeving in SharePoint Online te bouwen, gebaseerd op ons eigen systeem. Zowel externe projectleiders en onderaannemers als mensen van de organisatie zelf moesten met de beroemde ‘druk op de knop’ de gewenste informatie tevoorschijn kunnen halen; niet alleen documenten en tekeningen, maar ook bijvoorbeeld de status van ieder lopend project. We hebben het systeem zo ingericht dat er geen harde schijven meer nodig zijn; alles staat in SharePoint Online. Dat heeft onder andere als voordeel dat je gebruik maakt van een slim rechtensysteem. Iedereen logt in op de SharePoint-omgeving van MVRO, en wordt dan verder geleid naar de omgeving van de opdrachtgever. Vervolgens ziet de projectleider alles, net als bijvoorbeeld het management. Onderaannemers en franchisenemers daarentegen zien maar bepaalde onderdelen. Als een project is afgerond, dan maken wij een hardcopy van dat deel van de omgeving, inclusief een digitale kopie, en leveren dat af bij de opdrachtgever. Daarna verwijderen wij het van onze omgeving.

Een logische structuur

De plek waar iedereen binnenkomt is de hoofdsite. Daar vind iedereen algemene informatie, zoals eisen, bestekken, regels, algemene zaken, de overall planning en nieuws. Maar ook bijvoorbeeld standaarddocumenten die elke projectleider moet gebruiken. Past iemand bepaalde documenten of informatie aan, dan is dat ook zichtbaar. Onder de hoofdsite is per lopend project een subsite aangemaakt. Daarin staat informatie specifiek voor dat project; de laatste documenten, tekeningen, planningen. Een ander onderdeel is een gedeelde agenda, waarin iedereen zichzelf kan aanmelden voor een bepaald timeslot op een bepaalde dag, zodat je geen overlappende afspraken krijgt. Iedereen ziet op welke dag er een vergadering staat voor welke vestiging en wie daarbij aanwezig is.

Projectbewaking

Het laatste en misschien wel meest interessante element is de projecten-planning. Ieder project heeft een aantal stappen waar je doorheen loopt: je krijgt de opdracht om een project te doen, daar krijg je uitleg bij, er moeten tekeningen worden gemaakt, offertes aangevraagd en gemaakt etc. Dit zijn in totaal zo’n 50 stappen; het systeem leidt de projectleider als het ware door die stappen heen aan de hand van een automatische takenlijst met voorgestelde deadlines. Zo kan niet alleen de projectleider maar ook het management zien of er volgens planning wordt gewerkt en of alle stappen ook daadwerkelijk zijn gezet. Projectbewaking wilde het management graag hebben en het is fijn dat we daaraan hebben kunnen voldoen.

Beheer in eigen handen

De opdrachtgever heeft zelf het beheer in handen: ze kunnen externe gebruikers toevoegen, de omgeving vullen etc. Alleen als een project sluit, dan moeten wij het van de SharePoint-omgeving verwijderen. Issues probeer ik eerst zelf op te lossen. Lukt me dat niet, dan schakel ik de hulp van Toine in. Ook als er additionele wensen zijn bij de opdrachtgever, dan schakelen wij Herke ICT Group in om dit uit te voeren. Het beheer is zo ingericht dat we bij MVRO alles zelf kunnen doen, ook als Toine bijvoorbeeld Herke ICT Group verlaat. Dat is op zich een geruststellende gedachte.

Het resultaat

Voor de opdrachtgever biedt SharePoint Online veel voordelen. Er is nu meer inzicht in de lopende projecten; wat is de stand van zaken, welke stappen zijn er gezet, wat moet er nog gebeuren. En de juiste mensen zien de juiste informatie. Voor ons is het project ook heel waardevol geweest; er is veel interesse bij mijn collega’s en we onderzoeken de mogelijkheden SharePoint Online ook bij andere – potentiële en bestaande klanten – in te zetten.

Naast meer inzicht in projecten biedt SharePoint nog meer mogelijkheden. SharePoint is bijvoorbeeld ook in te zetten als een intranet. Benieuwd wat het werken met SharePoint jouw organisatie oplevert of wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op.