Sinds 1938 ontwikkelt, bouwt en herstelt Karhof laadbakken voor onder andere Coolblue en Albert Heijn. Maar om aan de vraag te blijven voldoen en te innoveren is er behoefte aan relevante rapportages waarin je je interne en externe communicatie en je project- en informatiemanagement op een overzichtelijke manier met de rest van de organisatie kunt delen.

Want met inmiddels vier vestigingen in Nederland is Karhof verantwoordelijk voor het ontwikkelen van 1.500 carrosserieën per jaar en handelen ze 1.000 voertuigen met schades af (ook op jaarbasis) met in totaal 100 man in dienst. Het is dan ook van essentieel belang dat de processen, maar vooral de documentatie en rapportages goed op orde zijn als je ambitieus wil blijven en toekomstgerichte en onderbouwde beslissingen wil nemen. Tim Visser legt uit waarom dit voor Karhof belangrijk is.

Eén centrale locatie voor bestanden

“Doordat de vier vestigingen (3 fabrieken en 1 hoofdkantoor) van Karhof zijn verbonden aan één gemeenschappelijke server werd er binnen de vestigingen veelal gewerkt op “eigen omgevingen”. Daardoor was er altijd een informatie achterstand.  Data die een werknemer op de lokale schijf had opgeslagen, was niet direct inzichtelijk voor de rest van de organisatie. En wanneer je een document ontvangt per e-mail en die eerst opslaat op je eigen pc, deze vervolgens aanvult met informatie en weer deelt met de rest van de organisatie, dan ontstaan er twee versies van het document. Zo ontstaan er verschillende versies van de waarheid.”

“We kunnen makkelijker en beter inspelen op bepaalde situaties, doordat de actuele stuurinformatie visueel wordt weergegeven.”

SharePoint voor een gestructureerde informatiestroom

“Met SharePoint hebben we nu een goede basis waarmee je informatie gestructureerd en op een toegankelijke manier kunt tonen, bestanden kunt delen en vooral tegelijkertijd met alle betrokkenen kunt samenwerken. Nu werken we altijd met de juiste versie van een document. We hebben het zo laten inrichten dat iemand uit de vestiging in Assen dezelfde informatie kan inzien als iemand uit de vestiging Nieuw-Vennep of Purmerend. Zo voorkom je dat je als gebruiker veel moet navigeren om bij de informatie te komen die je nodig hebt en dat werkt heel efficiënt. Dankzij SharePoint is nu voor iedereen inzichtelijk wat er binnen elke vestiging gebeurt.”

Actuele stuurinformatie in rapportages

“In het verleden werd er voor rapportages vaak een beroep gedaan op de afdeling Administratie van Karhof. Deze afdeling was regelmatig een halve dag bezig om verschillende rapporten uit te draaien. Behalve dat het tijdrovend, repeterend en foutgevoelig werk was, waren de rapporten ook niet altijd relevant. Het waren momentopnames die slechts 12 keer per jaar werden bekeken en gedeeld. Actuele stuurinformatie was lastig te verkrijgen of verouderd en we waren volledig afhankelijk van degene die de rapportages opstelde. Met Power BI zijn we nu in staat om op wekelijkse en maandelijkse basis zelf rapporten uit verschillende bronsystemen uit te draaien.”

Proactief inspelen op veranderingen

“We kunnen makkelijker en beter inspelen op bepaalde situaties, doordat de actuele stuurinformatie visueel wordt weergegeven. In één dashboard zien we hoe we er financieel voor staan, welke SLA’s en KPI’s worden behaald, maar ook hebben we inzicht in het verzuim binnen de verschillende vestigingen, de bankstanden en via een integratie is er zelfs een nacalculatie mogelijk uit ERP. Bovendien herkennen we nu ook trends en de verbanden tussen verschillende soorten data. Ook zien we nu duidelijker hoe processen lopen, zodat je ze kunt verbeteren. Zo kunnen we beter voorspellingen doen en nemen we beter geïnformeerde beslissingen. Je kunt dan proactief inspelen op veranderingen en dat is van essentieel belang als je de concurrentie voor wil blijven en de ambitie hebt om als organisatie te groeien.”

Over Karhof

Laadbakken bouwen: Karhof doet het al sinds 1938 en drie generaties lang, met een groeiende en tevreden klantenkring. Omdat ze nu eenmaal de beste laadbak willen leveren, kiezen ze altijd voor hoge kwaliteit. De kwaliteit van de laadbakken die Karhof levert, staat samen met doeltreffend onderhoud, garant voor een lange levensduur. Afhankelijk van het gebruik overleven de bakken van Karhof in veel gevallen zelfs het chassis. Door vakkundig onderhoud door onze specialisten helpen ze klanten het uiterste uit hun investering te halen. Karfhof produceert en onderhoudt laadbakken in Assen, Nieuw-Vennep en Purmerend.