Het onderwerp Modern communiceren binnen Teams en Skype trok een flink aantal klanten naar onze Ont”byte” sessie op 15 oktober. Michel Bouman van Microsoft, Jeroen André de la Porte van SoftApp en onze collega Toine Lambalk deelden hun visie op communiceren vanaf een moderne werkplek.

Hoe wordt technologie ingezet binnen het MKB?

Dat is de vraag die Microsoft zich stelde. In Nederland weet men (nog) niet hoe technologie optimaal kan worden ingezet om een organisatie verder te brengen. We zijn relatief veel tijd kwijt aan mail en aan het zoeken naar documentatie. Dat kan sneller en efficiënter. Combineer de verschillende tools die je gebruikt met je teamleden in één omgeving: Microsoft Teams en bespaar tijd. Tijd die goed van pas kan komen in een druk werkschema.

Teams: dé hub voor samenwerken

Even snel een document versturen per WhatsApp naar een collega. Vervolgens raakt het bericht onvindbaar in de brij van berichten op de tijdlijn. Herkenbaar? Met Microsoft Teams is dat verleden tijd. Zie Teams als dé hub waarin je binnen zelf aangemaakte groepen van collega’s, en eventueel externen, samenwerkt aan bestanden in de vertrouwde Office 365-apps of online vergadert met teamleden over een onderwerp. Alle communicatie en bestanden over dit onderwerp staan bij het betreffende Team. Een collega toevoegen aan een bestaand Team? Door even te scrollen door de gesprekshistorie is die collega helemaal bij. Buiten het feit dat dit tijd bespaart, heb je als nieuw lid ook meteen inzage in alle documenten die binnen het Team zijn gedeeld. Je kunt Teams zowel op je pc als mobiel gebruiken. Zo kun je onderweg ook bij de informatie of even chatten met je Teamleden. Handig en efficiënt!

Teams: de hub voor samenwerken

Zoals we van Microsoft gewend zijn, zitten zij natuurlijk niet stil omtrent het implementeren van nieuwe features. Binnenkort verschijnen deze nieuwe mogelijkheden in Teams:

  • In Teams kun je videobellen met één of meerdere collega’s. Nieuw is de mogelijkheid om je achtergrond te blurren of een bedrijfslogo op de achtergrond te plaatsen.
  • Een vergadering met iemand in een andere taal? Teams voorziet je van live ondertiteling. Voorlopig in het Engels, maar Nederlands zou volgen.
  • Aantekeningen en opmerkingen tijdens een vergadering worden met AI bijgehouden en na afloop beschikbaar gesteld aan de teamleden. Voorlopig ook alleen in het Engels.
Microsoft devices

Skype for Business als telefooncentrale in de Cloud

Vervolgens toonde Jeroen André de la Porte van SoftApp voorbeelden van hoe je Skype for Business als volwaardige telefooncentrale kunt inzetten met behoud van je huidige telecomprovider. Normaal gesproken bel je via Microsoft vanuit Teams of Skype en sluit je een belabonnement af met Microsoft. SoftApp heeft een tool ontwikkeld waarmee je gebruik kunt blijven maken van je huidige telecomaanbieder.

Alle door Microsoft gecertificeerde devices kunnen gekoppeld worden aan Skype for Business. Er is veel extra mogelijk met de tool van SoftApp, zoals het instellen van een welkomstboodschap waarin de beller naar de receptie omgeleid wordt als hij of zij geen keuze maakt, en het ophalen van statistieken van inkomende oproepen over een bepaalde periode. De uitkomsten hiervan kun je weer gebruiken in Excel of een Power BI rapport. Als je wilt blijven bellen via je huidige provider, maar wel gebruik wilt maken van Skype en/of Teams, dan biedt SoftApp hiervoor de oplossing.

Opbouw van een team

Microsoft Teams en SharePoint Online

Ten slotte presenteerde onze collega Toine Lambalk hoe je als organisatie Microsoft Teams kunt inzetten. Door middel van een demo liet hij zien hoe je bedrijf Microsoft Teams kan omarmen. Notities en bestanden delen, een planbord toevoegen (zodat je taken aan elkaar kunt toewijzen) en ook nog eens de mogelijkheid om websites of zelfs YouTube video’s te delen. Een vergadering met een collega die toevallig thuis aan het werk is? Je kunt met Teams gemakkelijk je scherm delen en aanpassingen in het document live volgen. Je hebt één centrale plek waar je zelfs 3rd party apps kunt installeren. Dit zijn de apps die niet door Microsoft zijn ontwikkeld. Denk aan bijvoorbeeld Trello, Evernote of YouTube.

Wanneer je een nieuw Team maakt, ga je eerst leden toevoegen. Dit kunnen je directe collega’s zijn, maar vaker is een Team multidisciplinair en zitten er ook collega’s van andere afdelingen in het Team, of zelfs externen. Een Team kun je vervolgens weer opdelen in aparte kanalen. De kanalen zijn bedoeld om de communicatiestromen in je Team te ordenen naar onderwerp. Zo loopt niet alles door elkaar heen zoals in bijvoorbeeld WhatsApp, maar heb je per onderwerp alle informatie bij elkaar staan. Je kunt per kanaal apps installeren en toevoegen.

De bestanden in Teams worden achter de schermen opgeslagen in SharePoint Online. Wij merken dat organisaties vooral SharePoint gebruiken naast Teams, als vervanger van de netwerkschijf. Je kunt in SharePoint heel gericht mappen wel of niet beschikbaar stellen voor gebruikers. De bestanden die je in Teams deelt, zijn altijd beschikbaar voor alle leden van dat Team. Als na afloop van een project een Team wordt opgeheven, kunnen de bestanden uit Teams worden overgezet naar de SharePoint Online omgeving van je bedrijf.

Verschillen Teams en SharePoint

Take-aways van deze Ont”byte” sessie

  • Voor een goede adoptie onder de gebruikers implementeer je Teams stapsgewijs. Eerst de early adopters ermee laten stoeien, dan uitrollen over de rest van het bedrijf.

  • Per 31 juli 2021 is Skype for Business Online niet meer beschikbaar. Begin daarom nu met vergaderen in Teams in combinatie met bellen/chatten en stap geleidelijk aan helemaal over naar Teams.

  • Heb je aantrekkelijke afspraken met je huidige telecomprovider en wil je Skype for Business of Teams als telefooncentrale inzetten? Dan is de tool van SoftApp een goede oplossing voor jouw bedrijf.

  • Standaard staat er één kanaal onder een nieuw Team. Voeg meerdere kanalen toe per onderwerp, zodat je communicatiestromen scheidt per onderwerp.

  • Je kunt bestanden delen via Teams en via SharePoint online. We denken graag met je mee over wat voor jouw situatie de beste oplossing is.

  • Bekijk de Microsoft 365 roadmap voor updates.

Herke ICT Group organiseert regelmatig kennissessies. Wil jij uitgenodigd worden voor een volgende bijeenkomst? Laat het ons weten:

Nodig mij uit
Toine Lambalk - Teamlead Cloud Productivity Herke ICT Group

Toine Lambalk,
Teamlead Cloud Productivity

Herke ICT Group helpt je met je digitale transformatie.
Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies:
+31 72 727 1100.

Contact opnemen