Microsoft Flow is een oplossing waarmee je werkstromen kunt maken. Een bepaalde gebeurtenis triggert een specifieke actie. Zo kun je routinetaken automatiseren en daarmee tijd besparen. Je kunt voor iets wat je normaalgesproken handmatig doet een werkstroom aanmaken die automatisch een actie uitvoert. Deze actie kan getriggerd worden door bijvoorbeeld een mail, door een veranderd weerbericht, een bijgewerkt bestand of een omzetdoelstelling die wordt behaald. Collega Toine Lambalk deelt in deze blog een aantal inspirerende voorbeelden uit de praktijk.

Makkelijker voldoen aan de AVG

Bij Herke ICT Group gebruiken we Microsoft Flow onder meer om eenvoudiger aan de AVG (GDPR) te voldoen. Deze verordening schrijft voor dat cv’s en sollicitatiebrieven na vier weken verwijderd moeten worden. Om niet steeds onze mailbox te hoeven doorlopen, hebben we Microsoft Flow ingezet. Cv’s en sollicitatiebrieven worden bij binnenkomst automatisch opgeslagen in een bepaalde map. Vanaf daar delen we de bestanden met de betreffende collega’s. Na vier weken worden de bestanden automatisch verwijderd en kan niemand er meer bij. Zo voorkomen we dat een mailtje met persoonsgegevens gaat rondzwerven binnen de organisatie.

Microsoft Flow bij Instacom

Onze klant Instacom is een technisch installatiebedrijf dat zich onder andere bezighoudt met elektrotechniek, brandbeveiliging en energiebesparende oplossingen. Dagelijks sluiten zij talloze zonnepaneelinstallaties aan op woonhuizen. Voorafgaand aan de montage doen ze een schouw om de situatie te bekijken. Na montage leveren ze de installatie op. Van zowel de schouw als de oplevering wordt een rapport gemaakt via een app. Deze rapporten komen als pdf binnen in een mailbox.

Nooit meer duizenden pdf’jes verslepen

Vroeger was iemand elke dag bezig om deze pdf’jes uit de mailbox naar de juiste map op de server te slepen. In drie jaar tijd ging dat toch zeker om zo’n vijfduizend pdf-bestanden. Dat slepen kost heel veel tijd en is niet erg inspirerend. Voor Instacom hebben wij een werkstroom gemaakt die eerst herkent in welke projectmap de pdf terecht moet komen en hem vervolgens ook daadwerkelijk daar opslaat. Deze efficiënte manier van werken is Instacom zo goed bevallen dat ze in de loop van dit jaar nog een aantal werkstromen willen laten aanmaken voor bijvoorbeeld het onderhoud van brandmeldinstallaties en camerasystemen, en voor werkplekinspecties.

Talloze connectoren, niet alleen met Microsoft maar ook met andere software

Microsoft Flow kent een lange lijst met connectoren; verbindingen met andere programma’s. Dit kan variëren van Office 365-diensten als Outlook, OneDrive, Teams of SharePoint tot diensten als YouTube, MailChimp of Twitter. Enkele praktijkvoorbeelden waarvoor je Flow kunt inzetten:

  • Notificatie bij tweets over je bedrijf

  • E-mail bij behalen doelstellingen in PowerBI- rapport

  • Goedkeuring op documenten of vakantie-aanvragen

  • Automatisch herkennen van tekst in gescande documenten

  • Bijlagen van e-mail automatisch opslaan

  • Waarschuwing op basis van het weerbericht

  • Word-documenten automatisch opslaan als PDF

En zo kan ik nog wel even doorgaan… De mogelijkheden van Microsoft Flow zijn talloos. Dit zijn slechts een paar voorbeelden waarmee we je hopen te inspireren.

Meer lezen over Flow? Bekijk deze 12 werkstromen die je productiviteit verbeteren.

Toine Lambalk - Teamlead Cloud Productivity Herke ICT Group

Teamlead Cloud Productivity

Slimme flows voor jouw organisatie

Ben je nieuwsgierig naar wat Flow binnen jouw organisatie kan betekenen? Onze experts kunnen meedenken over de inrichting van slimme flows die precies passen bij jouw organisatie. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Contact opnemen