Automatiseer met Microsoft Flow

Bedrijven zijn steeds meer bezig met het optimaliseren van hun processen. Met Flow kun je jouw werk optimaal inrichten door inzet van werkstromen. Flow automatiseert terugkerende handelingen in Microsoft én niet-Microsoft toepassingen. Denk aan frequente en repetitieve handmatige acties die veel soepeler lopen als je ze automatiseert. Flow zorgt ervoor dat je zo efficiënt mogelijk werkt, waardoor je in minder tijd meer werk kunt verzetten.

Jouw processen in Microsoft Flow

Bedrijven die zich afvragen of bepaalde processen beter kunnen, helpen wij met op maat gemaakte werkstromen in Flow. Want Microsoft Flow zit standaard in je Office 365-abonnement en werkt goed samen met toepassingen als Outlook en OneDrive. Maar ook niet-Microsoft toepassingen kun je automatiseren met Flow.

Je herkent vast wel dat je in je dagelijkse werk regelmatig terugkerende handelingen uitvoert. Bijvoorbeeld steeds dezelfde soort e-mailberichten verwerken en naar een bepaalde map verplaatsen. Dat is nu een voorbeeld wat eenvoudig door een Flow uitgevoerd kan worden. En zo zijn er nog veel meer processen te bedenken die je kunt digitaliseren met een Flow.

Office 365: Altijd en overal toegang tot jouw gegevens
SharePoint: Meer inzicht in jouw projecten

Voorbeelden uit de praktijk

Regelmatig ontvang je e-mailberichten met een bijlage die in een bepaalde map terecht moeten komen. Bijvoorbeeld werkbonnen, facturen en/of rapportages. Het opslaan van deze bijlagen kunnen we automatiseren met Microsoft Flow. Onder bepaalde condities worden bijlagen in de betreffende map geplaatst. Dit maakt het handmatig slepen van bijlagen naar een map overbodig. En het zoeken naar een bepaalde bijlage in je mailbox is hiermee verleden tijd. Kortom, Flow zorgt ervoor dat jij je werk optimaal organiseert.

Lees ook deze blog: Routinetaken automatiseer je met Microsoft Flow

Meer voorbeelden van Flows: 12 werkstromen die je productiviteit verbeteren

Overal beheren, uitvoeren en goedkeuren

Niet alleen op kantoor maar ook daarbuiten kun je met de Mobile Flow je dagelijkse taken automatiseren en deze efficiënt uitvoeren. Zoals de naam al doet vermoeden is deze versie  bestemd voor je telefoon. Zo kun je eenvoudig Flows uitvoeren en beheren. De Microsoft Flow App is beschikbaar voor iOS, Android en Windows Phone.

Flow maakt deel uit van Microsoft Office 365. Dit betekent dat de functionaliteit overal en op alle moderne apparaten toegankelijk is. Zeker voor mensen die vaak onderweg zijn maar wel altijd inzicht willen hebben op hun werkstromen, is dit handig.

SharePoint: Effectief intern communiceren (sociaal intranet)
SharePoint: Meer inzicht in jouw projecten

Klantcase Instacom Electrotechniek

Onze klant Instacom is een technisch installatiebedrijf dat zich onder andere bezighoudt met elektrotechniek, brandbeveiliging en energiebesparende oplossingen. Dagelijks sluiten zij talloze zonnepaneelinstallaties aan op woonhuizen.

Voorafgaand aan de montage doen ze een schouw om de situatie te bekijken. Na montage leveren ze de installatie op. Van zowel de schouw als de oplevering wordt een rapport gemaakt via een app. Deze rapporten komen als pdf binnen in een mailbox.

Vroeger was iemand elke dag bezig om deze pdf’jes uit de mailbox naar de juiste map op de server te slepen. In drie jaar tijd ging dat toch zeker om zo’n vijfduizend pdf-bestanden. Dat slepen kost heel veel tijd en is niet erg inspirerend. Voor Instacom hebben wij een werkstroom gemaakt die eerst herkent in welke projectmap de pdf terecht moet komen en hem vervolgens ook daadwerkelijk daar opslaat.

Deze efficiënte manier van werken is Instacom zo goed bevallen dat ze in de loop van dit jaar nog een aantal werkstromen willen laten aanmaken voor bijvoorbeeld het onderhoud van brandmeldinstallaties en camerasystemen, en voor werkplekinspecties.

Microsoft Flow

Automatiseer jouw processen

Verbind applicaties met krachtige werkstromen. Welke processen en handelingen wil jij automatiseren?

Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze Cloud Productivity experts.

Contact